مقدمه

سازمان ها در هر مرحله ای از عمر خود و هم چنین متاثر از فضای رقابتی پیرامون موجود، می دانند که بایستی از منابع، استفاده بهینه ای به عمل آورند. 5s یعنی سازمان دهی محیط کار از جمله رویکردهایی ست که بهره وری و تعالی سازمان را امکان پذیر می سازد.

مزایا و منافع حاصل از به کارگیری این نظام در ابعاد اقتصادی و فرهنگی و اجتماعی سیستم های انسانی در سطوح خرد و کلان، نشانگر جایگاه مهم این طرح نوین مدیریتی است. در سال 1980 برای اولین بار 5s در کشور ژاپن معرفی شد و سپس به دیگر کشورها از جمله سنگاپور، مالی، تایلند، برزیل، روسیه، مجارستان و… منتقل گردید. در ایران آغازگر 5s سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودروسازی است. فعالیت های عملی در این زمینه از سال 74 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند.

به عبارتی پنج اصل 5s و به قول ژاپنی ها گواس عبارتند از:

تکنیک مدیریتی 5s

اولین گام ساماندهی است هدف اصلی در این گام حذف بی نظمی می باشد. در این مرحله باید تعیین شود که کدامیک از اقلام( اطلاعات، تجهیزات، مواد، وسایل) ضروری هستند و کدام خیر. در حقیقت اقلام به سه دسته ماندنی ها و دورکردنی ها و دورریختنی ها تقسیم بندی می شوند. هدف از اجرای آن تعیین معیارهایی برای حذف غیرضروری ها، به کارگیری مدیریت اولویت و تعیین آن ها، حذف علل آلودگی، استفاده بهینه از تجهیزات و ریشه یابی علل معایب و نواقص است.

دومین گام نظم و ترتیب است در این مرحله نحوه ی قرارگیری اقلام براساس درجه نیاز یعنی به آسانی و در اسرع وقت قابل دسترسی باشد. و برای هر یک از اقلام مکان خاصی در نظر گرفته می شود. هدف از اجرای آن ایجاد نظم و تربیت در محل کار، استقرار و چیدمان مناسب، کاهش ضایعات، کاهش اشتباهات و دوباره کاری است.

سومین گام پاکیزه سازی است فعالیتی گروهی که در آن تک تک افراد دارای وظایف و مسئولیت هایی هستند. هدف از این مرحله رسیدن به وضعیتی است که در آن هیچ آلودگی وجود نداشته باشد، هر موردی که عدم پاکیزگی را در پی داشته باشد باید بلافاصله شناسایی و نسبت به رفع آن اقدام گردد. هدف از اجرای آن کاهش خستگی و آژردگی ناشی از کار، کاهش خرابی تجهیزات، جلوگیری از حوادث، بهبود کیفیت است.

چهارمین گام استانداردسازی است در این مرحله سازمان نیازمند نگهداری وضعیت مطلوب به دست آمده است. در واقع سازمان نباید اجازه دهد که مراحل اجرای 5S در این مرحله متوقف شود بنابراین برای انجام صحیح فعالیت ها و استمرار آن ها، باید استانداردهایی تعریف شود. هدف از اجرای این گام ایمن شدن محیط کار، کاهش زمان انجام کار، کاهش وابستگی امور به اشخاص و افزایش جذابیت محیط کار است.

پنجمین گام انضباط است به معنای ایجاد شرایط و بستر مناسب فرهنگی برای رعایت قوانین و مقررات توسط کارکنان به منظور میل به عادت انجام کار به شیوه صحیح است. هدف از اجرای این گام مشارکت کامل افراد، ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات، جلب نظر مشتریان و افزایش تعلق سازمانی است.

نتایج به کارگیری تکنیک مدیریتی 5S

• صرفه جویی در زمان
• کاهش ضایعات
• کاهش هزینه
• کاهش خطا و دوباره کاری
• استفاده صحیح از امکانات سازمان
• تنوع در ارائه محصولات
• نیاز به پرسنل کمتر
• عدم متکی بودن سیستم به فرد
• آراسته شدن محیط
• افزایش بهره وری

→

نتیجه گیری

5s فلسفه ای مدیریتی است که به ارتقای کارایی و اثربخشی سازمان می پردازد. به عبارت دیگر با به کارگیری 5s قدرت اثربخشی سازمان هایی که محیط کاری آن ها از نظم زیادی برخوردار نبوده، می تواند موقعیت و وضعیت موجود سازمان را در جهت ارتقای بهره وری به وسیله سامان دهی محیط کار فراهم آورد.