مدیریت پروژه برای استارتاپ ها

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه در تمام دنیا به عنوان یک حرفه کلیدی و مهم شناخته شده است. بی‌شک يكي از مهمترين و پراستفاده‌ترين شاخه‌هاي مديريت، طي چند دهة اخير بوده است. بسياري از اتفاقاتي كه در زندگي مردم از گذشته‌هاي دور تا به حال روي داده و روي مي دهد به نوعي در تعريف پروژه مي گنجند. با اين اوصاف آن چيزي كه باعث شده به مديريت و شاخه‌هاي آن به صورت علمي توجه شود، وقوع انقلاب صنعتي و پي ريزي مفهوم جديدي به نام توليد انبوه بوده است. به طوريكه با تداوم چنين شرايطي و نيز با پيشرفت علم و تكنولوژي و انفجار اطلاعاتي كه در دهه‌هاي اخير رخ داده، شركت‌ها و سازمان‌هاي توليدي و صنعتي براي افزايش تراز تجاري و حتي براي ماندن در صحنه‌ی رقابت، ناگزير از ايجاد تغيير در فرآيند مديريت سنتي هستند.

تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه با دیدگاه امروزی به برنامه‌ریزی، کنترل و مدیریت پروژه‌هایی اطلاق می‌شود که غیرتکراری، منحصر به فرد و موقتی بوده و قابلیت شکسته‌شدن به مجموعه‌ای از فعالیتها را دارند که نقاط شروع و پایان تعریف شده‌ای داشته و مجموعه‌ای از منابع در سطوح مختلف را بکار می‌گیرند.

وقتی به شهراسرارآمیز هخامنشیان سری می‌زنید و در هر گوشه‌ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کنید بدون شک دچار حیرت می‌شوید که چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت منحصر به فردی ساخته شده که علی رغم ویرانی و به آتش کشیده شدن پیاپی توسط اسکندر و تسخیر کنندگان پس از او همچنان به عنوان نماد حیرت انگیز پروژه ایرانی از آن یاد می‌شود. هرچند به دستور کوروش، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح کار خود و همچنین برنامه کاری روز بعد خود را در لوحه هایی که به نام کارنامک مشهور بود، بنگارند اما امروزه جز با تکیه بر حدسیات نمی‌توان اظهارنظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت، چرا که متاسفانه تاکنون هیچ مدرک و نشانه‌ای دال بر چگونگی بکار بستن روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه در این طرحها یافت نشده است. در حقیقت تاریخچه مدیریت‌پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه 1900میلادی باز می‌گردد، جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میله‌ای آغازگر حرکت بعدی طی سالهای دهه ۱۹۵۰و۱۹۶۰ میلادی در پروژه‌های نظامی و هوافضای آمریکا و سپس انگلستان گردید.

به کارگیری اصول مدیریت پروژه در صنعت، مشاغل تجاری و دولتی، سازمان و حتی استارتاپ‌های نوپا افزایش یافته است، پیشرفت و تغییرات سریع در زمینه صنایع و تجارت باعث شده روش‌های کلاسیک نتوانند خود را به روز کنند و جوابگوی نیازهای روز هم نخواهد بود اکنون ثابت شده که مدیریت پروژه می‌تواند مشکلات و پیچیدگی‌های روزافزون پروژه‌های سازمان‌ها و شرکت‌های نوپا را حل کرده و به انجام هرچه بهتر آن‌ها کمک نماید. مدیریت پروژه به سرعت در حال ورود به بخش‌های مختلف کسب و کار است. اگر در گذشته فقط پروژه‌های عمرانی بزرگ از تکنیکها و ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کردند امروزه در بیشتر سازمان‌ها شاهد گسترش فرهنگ استفاده از تکنیکها و ابزارهای مدیریت پروژه هستیم. هدف اصلی اغلب کسب و کارها و استارتاپ‌ها، رشد سریع و درنهایت رسیدن به سودآوری مناسب است. شاید بسیاری گمان کنند استارتاپ‌ها مانند شرکت‌ها یا سازمان‎های بالغ نیازمند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نخواهند بود اما اینگونه نیست، شرکت‌های نوپا همانند کسب و کارهای دیگر به یک مدیریت پروژه موثر برای جلوگیری از شکست نیازمند هستند. سازمان‌ها و استارتاپ‌ها با استفاده از مدیریت پروژه بهتر می توانند زمام امور را در اختیار بگیرند و با کمک تکنیک‌ها و ابزارهای آزمایش شده آن راحت‌تر میتوانند گروه‌های کاری را در جهت رسیدن به اهدافشان در محدوده زمانی و بودجه تعیین شده رهبری کنند. هر چند ممکن است در ابتدای امر سازماندهی یک پروژه زمان‌بر باشد. اما در بلند مدت موجب صرفه جویی در وقت و کاهش ریسک شکست می‌شود. بنابراین موفقیت استارتاپ‌ها به مشخص کردن الزامات، برنامه ریزی صحیح، شناسایی ریسک‌ها و تحویل ارزش مورد انتظار مشتریان، سرمایه گذاران و یا شرکای تجاری وابسته است.

مدیریت پروژه در چهار موضوع زیر به کمک استارتاپ‌ها می‌رود

مواجه با پیچیدگی

زمانی که استارتاپ‌ها به محیط داخلی خود اجازه دهند که بدون هیچگونه مدیریتی تغییر کنند، سازگاری در برابر فضای پیچیده محیط کسب و کار بسیار سخت خواهد شد. اینجا جایی است که مدیریت پروژه با برنامه ریزی، اجرا و گرفتن بازخورد به استارتاپ کمک می‌کند تا کارهای خود را به شکلی اثربخش مدیریت کند.

بهبود ارتباطات

لازمه پیشرفت هر استارتاپی ارتباطات خوب و اهداف روشن است. مدیریت پروژه با ابزارهای ارتباطی قدرتمند به استارتاپ‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت خود را تسهیل نماید.

– فن برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌تواند به عنوان یک ابزار بسیار کارا برای مدیریت پروژه قرار گیرد. برنامه ریزی و کنترل پروژه مجموعه‌ای از پرسشنامه‌ها، فرم‌های دریافت اطلاعات، سیستم‌ها یا برنامه‌های پیش ساخته، روشها، فنون و منابعی است که مرتبط و وابسته به یکدیگر هستند. هدف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هدایت پروژه بر طبق برنامه زمانبندی و بودجه تعیین شده و همچنین تأمین نتایج، هدف‌ها و محصولات نهایی پروژه است.

 به عبارت دیگر مأموریت آن یاری دادن مدیر پروژه و توانا ساختن وی در امر بهینه کردن سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در اجرای یک پروژه است. در واقع کنترل پروژه یک سیستم اطلاعاتی برای تهیه گزارشات لازم می‌باشد به صورتی که مدیر و مسئول پروژه بتوانند به آسانی پیشرفت فعالیت‌های پروژه را در مطالعه گزارشات به دست آمده مورد بررسی قرار داده و تصمیمات لازم را اتخاذ نمایند.

به منظور به کارگیری این اصول بایستی اقدامات زیر صورت گیرد:

1. در ابتدا بایستی پروژه خود را تعریف کنید. در این مرحله به تعیین موضوعات، پارامترهای مهم هسته مرکزی پروژه و اهداف آن و…. پرداخته می‌شود.
2. از روش شکست کار (WBS) استفاده کنید. با به‌کارگیری این روش مطمئن می‌شوید که هیچ قسمت مهمی از پروژه از قلم نیفتاده است. چه میزان بودجه و زمان برای تکمیل پروژه نیاز دارید.
3. از نرم افزار گزارش‌دهی پیشرفت پروژه استفاده کنید. گزینه‌های مختلف در دسترس را شناسایی نموده و توجه نمایید که اعضای تیم، کار با کدام نرم افزار را بهتر می‌شناسند. نرم افزارها را ارزیابی و مقایسه کنید تا بهترین گزینه را از میان آنها انتخاب نماید.

اکنون به بررسی تعدادی از نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم:

• Microsoft Project: متداول ترین نرم افزار بوده و تکامل آن از سال ۱۹۹۲تاکنون ادامه دارد. اين نرم افزار، مديريت پروژه تمام مراحل يك پروژه از برنامه ريزي تا تكميل و انتقال گزارش‌هاي نهايي را در برمي‌گيرد. و ابزاری ارزشمند برای سازماندهي طرح ها، زمان بندي كارها، اختصاص منابع و هزينه كارها، تنظيم طرح براي برآورد كردن محدوديتها و آماده كردن گزارشها است.
• Primavera: با توجه به کاربردی بودن و حرفه‌ای بودن و توانایی گزارش‌گیری مناسب و سریع در این نرم افزار اکثر شرکت‌های برنامه‌ریزی پروژه به این نرم افزار گرایش پیدا کرده‌اند. این نرم‌افزار به منظور مدیریت و بررسی پروژه‌های بزرگ، پیچیده و چندین کاربره طراحی شده‌است و می‌تواند همزمان بیش از 100 هزار فعالیت را کنترل نماید.
• نقشه راه برای پروژه‌های خود تهیه کنید. یک نقشه‌راه، شاید ابزاری باشد که به ندرت در پروژه‌های صنعتی یا عمرانی استفاده شود. اما برای پروژه های راه اندازی کسب و کار جدید یا استارتاپ ، که احتمالات و تغییرات زیاد است می تواند برای کمک به یک مدیر پروژه به کار گرفته شود و دید خوبی برای هماهنگی ها و برقراری ارتباطات بین اعضا پروژه بدهد. از آنجایی که وظیفه تیم استارتاپ تبدیل یک یا چند ایده خام به یک کسب و کار جدید است و قطعا ابهامات در کارها زیاد وجود دارد. احتمالا برای پیاده سازی مدل کسب و کار جدید ، نیاز به انجام چند پروژه کوچک با زمان ها و هزینه ها و حتی فعالیت های احتمالی دارد. پس مانند یک پروژه عمرانی یا صنعتی نمی‌تواند با یک برنامه زمانبندی با جزییات زیاد ، کارهای پروژه را پیش ببرد. بلکه نیاز به انعطاف و انطباق پذیری در برنامه و کارها می باشد.

برای تهیه نقشه راه برای پروژه ها در یک استارت آپ، ما باید چرایی نهفته در هر نقشه راه کسب و کار را توضیح بدهیم. یک نقشه راه کسب و کار یا استارت آپ ، نمایش یک نمای کلی از اهداف، ایده ها، فعالیتها، منابع مهم و نتایج مورد نظر کسب و کار به یک مدیر پروژه و مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری پروژه می باشد. در حقیقت نقشه راه یک ابزار موثر برای هم راستا نمودن استراتژی های اصلی و برنامه ریزی های کوتاه مدت یک تیم یا سازمان در کسب و کار است . این نقشه شبیه به یک نمودار گانت یا میله ای است. این تصویر می تواند یک نمای بصری در اختیار کاربران قرار بدهد که نه تنها طول زمان کارها  و وظیفه های خود، بلکه چگونگی تأمین منابع را در سراسر پروژه بدانند. برای تهیه این نقشه می‌توان از نرم افزار MSP و یا اکسل استفاده کرد تا قابلیت ثبت وکنترل بهتر و همچنین هوشمند سازی برای اعلام های مورد نیاز را داشته باشد.

• Trello: یکی از بهترین ابزارهای ارتباط هماهنگ است. به اینصورت که یک شخص، تیم یا مجموعه می‌تواند تمام یا بخش قابل توجهی از پروژه و برنامه ها را در آن قرار داده و مدیریت کند.

زمانی که قرار است یک پروژه و بخصوص کار تیمی انجام شود هماهنگی بین اعضا در آن بسیار مهم است. بواسطه ابزار ترلو می‌توان این امکان را به راحتی برای تیم مهیا کرد.

4. بعد از تهیۀ برنامه زمان‌بندی و شروع به کار مرحله بعدی کنترل و پی‌گیری پروژه است. پی‌گیری پروژه به معنی ثبت جزئیات پروژه مانند زمان‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان، هزینه‌ها و منابع مصرفی است. این جزئیات مقادیر واقعی نامیده می‌شوند که پی‌گیری آن‌ها در طول مدت پروژه, به منظور داشتن یک تصویر کامل و صحیح از عملکرد پروژه است. در هر فاز پروژه مشخص کنید چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی انجام نشده است. هم چنین راه‌هایی که می‌تواند به بهبود روند پروژه کمک کند را شناسایی کنید.

مدیریت مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری

شناسایی مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری از اولین اقدامات پروژه است. ولی تا پایان پروژه دائما تکرار می‌شود تا همیشه مطمئن باشید که تمام مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری پروژه شناسایی شده‌اند. این اولین اقدام در راستای مدیریت آن‌هاست. بدون در نظر گرفتن خواسته ­های آن‌ها ممکن است، ارزش پیشنهادی محصول استارت‌آپ با نیاز آنها سازگار نباشد. مدیریت مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری در مدیریت پروژه به استارت آپ‌ها کمک می‌کند تا همراه مشتریان، سرمایه گذاران و شرکای تجاری خود را با پروژه‌ها درگیر کنند و در نهایت محصولی مطابق با نیاز آنان عرضه کنند.

مدیریت ریسک

پیش از اجرای یک پروژه، مدیر پروژه باید هدف را مشخص کند و اطمینان حاصل کند محصول نهایی با هدف مطابقت خواهد داشت. رسیدن به این اطمینان بدون ارزیابی ریسک‌ها میسر نخواهد شد.

برای مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب و کار خود بایستی تمام موارد ریسک‌آفرین را بررسی و جمع‌آوری کنید. فهرست جامعی از ریسک‌ها تهیه و در جلسه‌ای که با مدیران ارشد کسب‌وکارتان برگزار می‌کنید، به بررسی آن‌ها بپردازید. در این جلسه، مواردی را که توسط سایر مدیران نیز مطرح می‌شود به فهرست جامع گردآوری شده اضافه کنید و از مدیر پروژه بخواهید مجددا همه آن‌ها را بررسی کند.

کسب و کارهای مدرن با توانایی خود در توجه دقیق به جزییات در عین مدیریت کل پروژه به صورت متعادل به حیات خویش ادامه می‌دهند. این امر به خصوص برای تیم‌های فنی اهمیت بسیار بالایی دارد. در این تیم‌ها حتی یک اشتباه کوچک نیز کل پروژه را زمین خواهد زد. از این رو تعدادی از استارتاپ های معروف و بزرگ در جهان مانند برند معروف Uber، AirBnb، Pinterest و AirBus نیز با استفاده از فنون مدیریت پروژه توانسته اند به رشد بهتر و سریعتر کسب و کار خود کمک نمایند.

Uber: اوبر اولین استارت آپ در دنیا بود که بیشترین و گرانترین سهام را داشت. یک سرویس ارائه تاکسی اینترنتی مستقر در سان فرانسیسکو است. اپ موبایل تلفن هوشمند به طور خودکار، مسافران را با نزدیکترین راننده مرتبط می‌سازد. و موقعیت مسافر را به راننده ارسال می‌کند.

AirBnb: وب سایتی است که مردم در آن مکان‌های اقامتی را کرایه می‌دهند. این وبسایت دارای بیش از 1500000 مکان فهرست شده در 34000 شهر و 190 کشور است. این شرکت به مرکزیت سان فرانسیسکو بنا نهاده شده و دارای مالکیت خصوصی است.

Pinterest: یک وب‌سایت شبکه اجتماعی شناخته شده برای اشتراک‌گذاری تصاویر است که به کاربران اجازه می‌دهد تصاویر را بر اساس علاقه خود به اصطلاح “پین” کنند.

AirBus: شرکت هواپیماسازی اروپایی و سازنده بزرگترین هواپیمای جت مسافربری جهان است. دفتر مرکزی این شرکت در فرانسه قرار دارد.