اصول صحیح نامه نگاری، برای تمام کسب و کار‌ها

امروزه یکی از مهم‌ترین مواردی که در سازمان‌های رسمی و استارتاپ‌ها دیده می‌شود لزوم نوشتن و ارسال نامه‌های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، اگر مدیریت یک کسب و کار را برعهده دارید و یا کسب وکاری را تازه راه اندازی نموده‌اید و جز آن دسته از استارتاپ‌های نوپا هستید، کارمندی هستید که در بخش مکاتبات شرکت فعالیت دارید و یا به عنوان یک منشی در سازمانی مشغول به کار هستید همه و همه از دلایلی هستند که باید روش‌های صحیح و نوین اصول نامه نگاری را فرابگیرید، چرا که در هر جایگاه شغلی و با هرنوع از کسب و کاری که باشید، خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود و اگر یک طرف این ارتباط، شرکت/ سازمان، استارتاپ‌ها یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب « نامه اداری» انجام شود. از آنجایی که رعایت اصول نگارش چنین نامه هایی می تواند نقش پررنگی در رسیدن یک سازمان، استارتاپ و……. به نتیجه ی لازم داشته باشد، در این نوشته سعی شده است تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی برای سازمان ها و استارتاپ‌ها گردآوری شود.

تعریف نامه اداری

به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله‌ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد “نامه اداری” گفته می‌شود .

نکته: نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه “عمومی” و پس از تشریفات ثبت ”اداری” تلقی می‌شود.

نکته: گاهی نامه‌های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود میگیرد. مثلا نوشته‌هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می‌شود گاهی به نام ” نامه های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند :  نامه‌های مالی، نامه‌های بازرگانی، نامه‌ی فنی، نامه‌های حقوقی، نامه‌های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته‌ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.

نکته: نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی می‌شوند.

نکته: نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی می‌شوند.

ویژگی های ظاهری نامه اداری

• نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. ( کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است )
• سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.

استاندارد اندازه کاغذ:

• نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
• نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده ی خوبی نیست.
• اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه میزنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
• اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه میکنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. می‌توانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.

نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی :

• نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم)
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است: نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست : ندارد) یا (پیوست : _ )
• تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
• در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
• در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا محرمانه.
• بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، میتوانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
• سعی کنید برای نامه هایتان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
• در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)

اجزای اصلی نامه اداری

۱- سربرگ
شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس

2- عنوان
شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

3- متن اصلی
شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی

4- امضا
شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا

5- رونوشت
در صورت ارسال نامه برای چند نفر

سربرگ نامه

• سربرگ شامل آرم (لوگو)، نام سازمان، تاریخ، شماره، پیوست، نشانی و اطلاعات تماسی سازمان می‌باشد.
• چنانچه سربرگ فاقد نشانی بود، میتوانید آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت یا یک سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.
• در بخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره های تلفن، دورنگار (فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک (ایمیل ) و پایگاه اینترنتی آورده می شود.
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است.
• تاریخ را به عدد بنویسید. اگر آن را تایپ میکنید، برای زیبایی بیشتر قلم فارسی انتخاب کنید تا اعداد به فارسی نوشته شوند.
• منظور از شماره نامه، شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخ گویی به آن اشاره می‌شود. (هر مجموعه استاندارد شماره گذاری مخصوص به خود را دارد)
• در مقابل پیوست، تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود،  نوشته می شود و نوشتن ” دارد”  به تنهایی صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه ، در این قسمت به روشنی نوشته شود.

عنوان نامه

بخش مربوط به عنوان شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه میباشد. (در مدل های عنوان نویسی متداول، فرستنده در بخش امضا آورده میشود)

مخاطب یا گیرنده نامه

برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص)، سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. برای نمونه :
جناب آقای …
رئیس محترم …

اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه های اداری 

• اسامی باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و از به کار بردن القاب و عناوین اضافی خودداری شود.
• ذکر عنوان های تحصیلی مانند دکتر و مهندس در نامه اداری صحیح نیست (مگر در بخش های پزشکی، آموزشی و فنی)
• سمت اداری بهتر است همراه با واژه ”محترم“ نوشته شود. (نوشتن واژه محترم در جلوی سازمان ها ضرورت ندارد)
• برای افرادی که چندین سمت اداری دارند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کاری کافی است.
• از صحت املای نام اشخاص مطمئن شوید.
• در پاسخ به نامه های وارده، به مشخصات فرد امضا کننده دقت کنید و به همانگونه وی را خطاب کنید. (پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم ننویسید)

موضوع نامه

موضوع باید رسا و گویا باشد نه چندان بلند که در محل جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را دچار مشکل سازد.

متن اصلی نامه

نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید :

• از زیاده گویی پرهیز کنید.
• کلمات احساسی استفاده نکنید.
• مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
• تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید
• با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام ، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ..) درست و به جا استفاده کنید.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
• در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
• از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
• ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
• بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید

اجزای متن اصلی نامه

متن اصلی هر نامه را میتوان به بخش های زیر تقسیم کرد:

مقدمه
پیام
نتیجه

در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می‌شود.

متن اصلی – مقدمه 

در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر، مثل، لطیفه و .. مانند برخی نوشته‌های غیر اداری استفاده کرد.

چنانچه نامه در پاسخ یا تعقیب نامه ی دیگری باشد، نامه با ذکر سابقه آغاز میشود. (بیان سابقه نامه به عنوان مقدمه)
برای ذکر سابقه عبارات زیر رایج هستند :

– عطف به نامه شماره …
– بازگشت به نامه شماره…
– در پاسخ به نامه شماره…
– با توجه به بخشنامه شماره…
– در اجرای دستور تلفنی مورخ….
– در اجرای دستور شفاهی آن مقام…
–  پیرو نامه شماره….

سلام و احترام :

در بیشتر نامه های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای سلام و ادب و احترام آورده می‌شود.

نتیجه (پایان نوشته) 

• مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید، تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است.
• صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.
• در پایان قبل از اسم و امضا میتوانید از این عبارات استفاده کنید: با تشکر، با سپاس، با احترام، ارادتمند.

در نگارش این قسمت نامه به نکات زیر توجه کنید :

• در یک بند جداگانه نوشته شود.
• به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تاکید شود.
• مخاطب به نوع اقدام مورد نظر تشویق و ترغیب شود.
• کوتاه، گویا و صریح نوشته شود.
• آخرین جملات با لحنی تاثیر گذار (در ضمن سادگی، به دور از چاپلوسی) نوشته شود.

مانند:
به امید همکاری های بیشتر
دستور مساعد شما راه گشای مشکل خواهد بود
از حسن نیت شما سپاسگزارم
با آرزوی توفیق جناب عالی

امضا

این بخش شامل مشخصات امضا کننده نامه (فرستنده نامه) و امضای وی می‌باشد.

رونوشت نامه 

هر نامه به طور معمول در سه نسخه تهیه می شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده
گاهی ضرورت ایجاب می کند تا علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه ای از نامه ارسال می شود.

رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: ۱ـ جهت اطلاع؛ ۲ـ اقدام. بنابراین در نگارش نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می‌شود.