مدیران محترم، قبل از اینکه ساعت 2 بامداد ایمیل بفرستید، تجدید نظر کنید

همچنان که روز کاری میلیون‌ها نفر از مردم به مَعجونی از جلسات تصویری، یادگیری از راه دور، مراقبت از حیوانات خانگی و آشپزی تبدیل شده، مرزبندی کارها امری حیاتی است. در طی پاندمی ویروس کووید-19، دورکاری نیاز به انعطاف‌پذیری دارد. به علاوه، بعد از اینکه برای شرکتم دورکاری کردم، متوجه عواملی متعددی شدم که از کنترل ما خارج‌اند.

اگرچه، هنوز یک چیز وجود دارد که می توانیم کنترل کنیم: شیوه ایمیل زدن‌مان.

به عنوان رهبر، مدیر و کارآفرین بایستی از ارسال ایمیل در خارج از ساعاتِ کاری خودداری کنیم. حتی اگر منتظر پاسخی آنی نباشید، لازم است بدانید که کارمندان شما مذبوحانه تلاش می‌کنند تا بازیکنان تیمی خوبی باشند، به خصوص در شرایط کنونی! آنها می‌خواهند ارزششان را اثبات کنند. ما پیش خودمان تصور می‌کنیم که «این که یک ایمیل ساده است، مسئله خاصی نیست!»، اما واقعیت این است که هیچ ایمیلی صرفاً یک ایمیل ساده نیست.

فرای اختلال شناختی که بخاطر تغییر بافت رخ می‌دهد، ایمیل به واقع درخواستی است که در قالب یک پیام آراسته شده است. هر پیام عملی مرتبط را مطالبه می کند، حتی اگر این عمل خواندن صرف و درک محتوا باشد.

علاوه بر این، ایمیل به زمان‌بر بودن شهره است. تحقیقی که در سال 2016 صورت گرفت و عموماً به آن استناد می‌شود، نشان داد هر فرد حرفه‌ای متوسط روزانه 1/4 ساعت را صَرف پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری می‌کند. حتی اگر نیمی از روز کاری‌تان هم سراغ ایمیل‌تان نروید، باز هم ممکن است ایمیل بخش نامتناسبی از فضای ذهن‌تان را اشغال کند.

همچنان که دوری کلارک، استراتژیست محتوا، در هاروارد بیزنس ریویو نوشته است، «صرف نظر از مدت زمانی که صرف ایمیل می‌کردم، به نظر می‌رسید که پیام‌های بی‌پاسخ در صندوق ورودی ایمیل‌ام همیشه به من استرس وارد می‌کرد»

کلارک تنها فردی نیست که به این احساس دچار است. پدیده‌ای که «اثر زایگارنیک» نامیده می‌شود، به این مطلب اشاره دارد که چرا ایمیل‌های خوانده‌نشده ممکن است روزها و حتی شب‌های ما را تسخیر کند. در اواخر دهه 1920، روانشناسی به نام بلوما زایگارنیک کشف کرد که کارهای ناتمام باعث ایجاد تنش‌های روانی می‌شوند. در واقع، مهم نیست که کار ناتمام ما چقدر مهم باشد؛ تا زمانی که ناتمام باقی بماند، ذهن ما را درگیر خود نگه خواهد داشت. علاوه بر این، تحقیق وی توضیح می‌دهد که چرا سکانس های پایانی جذاب سریال‌های تلویزیونی، ما را از خوابیدن منصرف و وادار به تماشای قسمت بعدی می‌کنند.

به عنوان رهبر، شما مسئول هدایت فرهنگ شرکت‌تان از بالا تا پایین هستید. حتی در سازمان‌های مسطح، بنیان‌گذاران و اعضای پیش‌کسوت تیم تاثیر بسزایی روی آن دارند. زمانی که زندگی و کار در خانه در هم می‌آمیزند، می‌توانید با تعیین مرزها، به کارمندان و تیم رهبری‌تان کمک کنید تا متمرکز، آرام و ثمربخش باقی بمانند.

برای زمانی که برنامه زمانی همه واژگون شده است، این سه روش به شما کمک می‌کند تا فرهنگ ایمیلی سالمی را در سازمان‌تان ترویج کنید.

1.یک‌راست بروید سراغ اصل موضوع.

اگر هر ایمیل را یک درخواست در نظر بگیریم، تلاش کنید تا خواسته‌تان را شفاف کنید. این رویکرد بیش از همه برای ایمیل‌هایی مهم است که تیم بزرگی از شرکت یا کل آن را مخاطب قرار می‌دهد.

به اختصار بنویسید و ایمیل خود را با فهرستی از کارها به پایان ببرید. اگر خواسته شما مشمول گیرنده خاصی نمی‌شود، وی را به سادگی مستثنی کنید. همه ما ایمیل‌های «صرفاً جهت اطلاع» فراوانی دریافت می‌کنیم که صندوق ورودی ما را پر می‌کنند. اگر قرار باشد در ادامه فرد دیگری مخاطب قرار گیرد، همیشه قادر خواهید بود که آنها را به این رشته ایمیل اضافه کنید.

به عنوان مدیرعامل، مخاطب ایمیل‌های زیادی می‌شوم که ضروری نیستند. منظور کارمندانم را بخوبی می‌فهمم؛ آنها تلاش دارند تا من را در جریان نگه دارند و نگرانند که اگر به من اطلاع ندهند، به من بربخورد. این در حالی است که نفرستادن ایمیل‌های فرعی برای من، نشان می‌دهد که تیمم برای زمان من احترام قائل است، آنها را در مسیر انجام کارها بصورت مستقل توانمند می‌سازد و آنها می‌توانند پروژه‌ها را بدون اخذ تأییدهای مداوم  پیش ببرند.

2.ارسال ایمیل را زمان‌بندی کنید.

بعد از چندین هفته دورکاری، دیگر پیشگویی زمان‌کاری در این پاندمی جهانی محال است. شاید مجبور شوید قبل از طلوع آفتاب یا در غروب آخر هفته‌ای دل‌انگیز سراغ ایمیل‌تان بروید. هیچ اشکالی ندارد. همه ما با مسئولیت‌ها و واقعیت‌های روزانه متفاوتی مواجهیم. با این همه، تلاش کنید پیامتان را ساعت 2 صبح ارسال نکنید. در عوض، پیامتان را به‌صورت دستی در ساعات مرسوم کاری ارسال کنید یا آن را برای چنین ساعاتی زمان‌بندی کنید.

مأموریت شما به عنوان رهبر، محافظت از اعضایی است که شاید در زندگی شخصی‌شان با عوامل استرس‌زای مضاعفی مواجه باشند. هم‌اکنون نیاز داریم که از سلامت روانی‌مان مراقبت کنیم. از کار افتادگی در طی بحران اهمیتی دوچندان دارد.

حتی اگر در آزمایشگاهی که مشغول تولید واکسن ویروس کووید-19 است نباشید، بدون‌شک می‌توانید اطمینان حاصل کنید که بواسطه ایمیل‌های خارج از ساعت‌کاری، استرس مضاعف به اعضای تیم‌تان وارد نشود.

3.به حرف خودتان عمل کنید

عامل بودن شما باعث می شود سیاست های ایمیلی جدید در فرهنگ شرکت‌تان جا بیفتند.

فراموش نکنید که تیم شما دائماً شیوه کار کردن‌تان را زیرنظر دارد و شاید در این روزها خودش را بیش از همیشه با شما کوک کند. به همین دلیل است که باید سیاست ایمیلی شفافی را ایجاد کنید. آن را مکتوب کنید، به اشتراک بگذارید و به آن پایبند باشید.

از میان ما، افراد معدودی وجود دارند که در حال حاضر در تعطیلات به سر می‌برند. با این اوصاف، کارمندانی هستند که به دلایل شخصی یا بیماری در مرخصی به سر می برند. به آنان اطمینان بدهید که می‌توانند از کامیپوترها و ایمیل‌های کاری‌شان به‌کلی خارج شوند.

فناوری به ما این امکان را می‌دهد که دائماً در دسترس باشیم؛ با این حال، اتصال 24 ساعته در 7 روز هفته برای سلامت هر فردی را تهدید می‌کند. همه ما به زمانی نیاز داریم تا از روزهای شلوغی که سرشار از مسئولیت های پرتنش هستند، فارغ شویم. درست همانطور که همه ما تلاش داریم یکدیگر را از ویروس محافظت کنیم، شما می‌توانید با احترام گذاشتن به زمان شخصی کارمندان‌تان از آنان حمایت کنید. شما می‌توانید با به کارگیری اقدامات سالم و مدیریت‌پذیر در حوزه ایمیل، شروع این کار را کلید بزنید.

منبع:fastcompany.com